De nouvelles fonctionnalités et une expérience plus flexible

Narration : " Dans cette vidéo, nous allons vous expliquer comment gérer les permissions de vos utilisateurs dans nos Solutions bancaires pour entreprise.

Tout d’abord, vous devez bien comprendre le concept de rôle. Un rôle est un ensemble d’au moins une permission permettant à votre utilisateur d’effectuer certaines tâches lorsqu’il se connecte à ses solutions bancaires pour entreprise.

La gestion par rôle vous permet donc de façon flexible de définir les permissions des utilisateurs de votre organisation.

Vous pouvez ainsi analyser les besoins de vos utilisateurs pour ensuite les regrouper et les organiser par rôle en vous basant sur leurs responsabilités communes.

« Pour commencer, connectez-vous à nos Solutions bancaires pour Entreprise et accédez à la section “Administration”, puis “Gérer les accès”.

C’est à partir de ce menu que vous pourrez créer des rôles et attribuer des permissions à chacun de vos employés.

Par exemple, vous avez la flexibilité de créer différents rôles tels que « Directeur », « Comptable » ou « Comptes payables » et attribuer des permissions spécifiques à chacun.

Pour cet exemple, nous allons créer deux rôles : un rôle, que nous appellerons « Directeur », qui pourra avoir toutes les permissions, et un second rôle, que nous appellerons « Comptable », qui aura uniquement les permissions de Gérer les relevés et Sommaire de comptes qui lui permettront de consulter par exemple les images de chèques, les relevés de comptes commerciaux et les relevés de comptes de cartes de crédit.

Notez que vous devez être administrateur ou avoir les droits de gestion d’utilisateurs nécessaires pour configurer les rôles.

Une fois le rôle et les permissions ajoutées, vous pouvez, au besoin, sélectionner les comptes sur lesquels les utilisateurs peuvent exercer leur rôle. C'est-ce qu’on appelle le groupe de comptes. Pour ce faire, dans la section "Gérer les accès”, sélectionnez l'onglet "Groupes de comptes" et cliquez sur "Nouveau groupe". Remplissez les champs avec le nom et la description du groupe, puis ajoutez les comptes pertinents au groupe.

« Une fois que vous avez créé les rôles et créé les groupes de comptes, vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs.

Pour ce faire, cliquez sur « Créer un utilisateur » et remplissez les champs avec les informations requises. Un courriel d'invitation avec le mot de passe temporaire pour se connecter aux solutions bancaires sera envoyé automatiquement à votre utilisateur. Vous devrez remettre le code d’utilisateur par un autre mode de réception, comme par SMS ou lors d’un appel, pour plus de sécurité.

Vous pouvez maintenant attribuer un rôle, et un groupe de compte au besoin, à l'utilisateur. Accédez à l'écran de profil de l'utilisateur et sélectionnez le ou les rôles applicables. N'oubliez pas également de sélectionner le ou les groupes de comptes appropriés. Sauvegardez vos modifications pour terminer.

"Une fois cette étape complétée, vous pouvez par la suite octroyer d’autres permissions supplémentaires à votre utilisateur nouvellement créé pour qu’il puisse être en mesure de faire des transactions.

Notez que vous devez être administrateur pour pouvoir gérer les autres permissions.

Cliquez sur "Modifier les permissions" et ensuite "Gérer les autres permissions". En utilisant le menu déroulant, vous pouvez ainsi définir des droits d'accès pour chaque autre fonctionnalité. N'oubliez pas de confirmer vos modifications! Un clic sur Retour vous ramènera au profil de l'utilisateur "

Une fois connecté, votre utilisateur ne verra que les permissions que vous lui avez attribuées.

Votre utilisateur peut maintenant naviguer et transiger dans son compte entreprise en ligne.

Si vous souhaitez approfondir vos connaissances sur les fonctionnalités des Solutions bancaires par Internet pour Entreprises, visitez notre centre d’aide au bnc.ca/centre-aide-entreprise ou le demo.bnc.ca.

Dans cette vidéo, nous vous expliquerons en quoi consiste le concept des approbations et son importance. Nous vous montrerons ensuite comment établir des règles d’approbation pour votre entreprise.  

Tout d’abord, pourquoi mettre en place des politiques d’approbation? Les approbations permettent aux utilisateurs ayant les permissions requises d’approuver des actions.

Ces actions peuvent être de nature administrative (par exemple, créer un rôle ou attribuer un groupe de comptes) ou de nature financière (par exemple, pour le transfert de fonds électroniques).

Vous trouverez les onglets pour configurer les approbations de vos utilisateurs à partir du menu de gauche, en cliquant sur « Gérer les accès ».

C’est la combinaison des niveaux d’approbation (A, B, C, D ou E) et du nombre d’approbations requises (1, 2 ou 3) qui vous permettent d’établir des règles d’approbation. Plusieurs combinaisons sont possibles. Nous y reviendrons plus en détails dans quelques instants.

Commençons par explorer plus en détails les niveaux d'approbation. Il en existe 5 : A, B, C, D et E. Pour la très grande majorité des entreprises, les niveaux A et B sont suffisants.

Par exemple, en tant que directeur de votre entreprise, vous pourriez détenir le niveau d’approbation A. Comme votre responsable en ressources humaines a besoin d’approuver certaines actions concernant la gestion des permissions dans votre entreprise, vous pourriez décider d’octroyer à son rôle un niveau d’approbation B.

Ces approbations garantissent que chaque action soit validée par les bonnes personnes dans votre entreprise. 

Voyons maintenant comment ces règles fonctionnent en pratique.

Comme nous l’avons mentionné un peu plus tôt, c’est la combinaison des niveaux et du nombre d’approbations requises qui déterminent vos règles d’approbation.

L’onglet Règles d’approbation vous permet de mettre en place une politique pour chacune des catégories d’action.

Par défaut, la Banque Nationale définit pour vous un nombre minimal d’une approbation requise (NMA). Toutefois, vous êtes libre d’adapter vos règles d’approbation selon le contexte de votre entreprise, pour autant que vous respectiez le nombre minimal d’une approbation requise.

Dans cet exemple, la Gestion des rôles   nécessite une seule approbation de niveau A.

Alors que la Gestion des permissions nécessite deux approbations, l’une de niveau A et l’autre de niveau B.

Chaque action qui nécessite une ou des approbations est signalée aux utilisateurs ayant les permissions de l’approuver dans l’onglet Journal d’approbations.

Reprenons notre premier exemple. Votre directeur crée un rôle de comptable. Selon la règle d’approbation mise en place, cette action ne nécessite qu’une seule approbation. Ainsi, pour gérer la création du rôle Comptable, l’administrateur doit se connecter à son compte et aller dans son journal d’approbation pour réviser la création du rôle et prendre une décision de niveau A.

Examinons un autre exemple, mais cette fois-ci, avec deux approbations. Le directeur souhaite attribuer le rôle Comptable à un utilisateur.

Avant que le rôle ne soit officiellement attribué, il sera mis en attente. L’administrateur doit alors se connecter à son compte et aller dans son journal d’approbation. Il approuve l’attribution du rôle Comptable en donnant son approbation de niveau A. La responsable des ressources humaines doit aussi se connecter à son compte pour donner son approbation de niveau B.

À noter : toute action sera mise en attente jusqu’à ce que les approbations nécessaires aient été obtenues.

Il est également possible de faire en sorte qu’un employé puisse lui-même approuver ses propres actions avec l’autoapprobation.

Reprenons l’exemple du directeur, qui a un niveau d’approbation A, mais à qui on a également activé l’autoapprobation. Lors de la création du rôle Comptable, il peut lui-même approuver l’action qu’il a initiée. L’approbation de l’administrateur ne serait donc pas nécessaire.